Büroabläufe automatisieren für KMU in Bern

Typische Abläufe, die wir automatisieren

Belegeingang: Rechnungen und Quittungen per Mail oder Foto werden erkannt, abgelegt und für die Buchhaltung vorbereitet
Offerte → Auftrag → Rechnung: einmal erfassen, statt dreimal abtippen
Termine, Erinnerungen und Mahnläufe: pünktlich, ohne dass jemand daran denken muss
Daten abgleichen: Kundenlisten, Lager und Projekte zwischen Programmen synchron halten
Berichte: Wochenauswertung automatisch per Mail statt am Freitagabend in Excel

So gehen wir vor

Werkstatt-Check – Abläufe aufnehmen, Aufwand und Nutzen abschätzen.
Bauplan – welche Schritte automatisch laufen, wo ein Mensch freigibt. Mit Fixpreis.
Bau und Test – mit Ihren echten Daten, bis alles sitzt.
Übergabe – Abläufe, Doku und Einführung fürs Team. Auf Wunsch lernen Sie im Workshop, selbst Abläufe zu bauen.

Was es kostet

Werkstatt-Check

CHF 500 Fixpreis

Ein halber Tag bei Ihnen. Wir schauen uns Abläufe, Listen und alte Systeme an und sagen ehrlich, was sich lohnt.

Vor-Ort- oder Video-Workshop (½ Tag)
Aufnahme von 2–3 Abläufen
Kurzer Bericht mit Empfehlungen und Grobkosten
Wird bei Auftrag voll angerechnet

Anfragen

Zusatz

Befähigungs-Workshop

ab CHF 950 halber Tag

Ihr Team lernt, Workflows, Assistenten und Automationen selbst zu bauen und zu pflegen – an Ihren eigenen Beispielen.

n8n-Workflows selbst bauen und ändern
Prompts und Assistenten pflegen
Home-Assistant-Automationen anpassen
Code und Doku lesen und erweitern
Ganzer Tag: CHF 1'700

Anfragen

Alle Preise in CHF. ai-geek ist nicht mehrwertsteuerpflichtig – es kommt keine MWST dazu. Richtwerte – den Fixpreis erhalten Sie nach dem Erstgespräch. Anfahrt im Raum Bern inklusive, ausserhalb nach Aufwand.

Beispiel aus der Praxis

Ein Handwerksbetrieb mit zwölf Mitarbeitenden kopierte Offerten aus einer Excel-Preisliste in Word zusammen. Heute entsteht die Offerte per Klick als PDF und geht als Rechnung an Bexio. Mehr Beispiele

KI als Teil des Ablaufs? Siehe KI-Einführung für KMU.

Häufige Fragen zur Büroautomatisierung

Welche Büroabläufe lassen sich automatisieren?

Alles, was regelmässig gleich abläuft: Belege und Rechnungen erfassen, Daten von einem Programm ins andere übertragen, Offerten in Aufträge und Rechnungen umwandeln, Termine und Erinnerungen, Mahnläufe, Berichte per E-Mail.

Müssen wir dafür unsere Software wechseln?

Nein. Wir verbinden die Programme, die Sie schon haben – zum Beispiel Bexio, Abacus, Microsoft 365 oder Ihre Ablage. Über Schnittstellen (APIs) fliessen die Daten, statt dass jemand sie abtippt.

Was ist n8n?

n8n ist ein Werkzeug, mit dem man Abläufe wie ein Flussdiagramm zusammensetzt. Es ist quelloffen (Open Source) und kann bei Ihnen im Büro oder in der Schweiz laufen. Ihr Team kann die Abläufe nach einer Einführung selbst lesen und anpassen.

Wo kommt KI ins Spiel?

Dort, wo Regeln allein nicht reichen: Belege auslesen, E-Mails einordnen, Antwortentwürfe schreiben. Die KI ist ein Baustein im Ablauf – freigeben tut ein Mensch. Mehr dazu unter KI-Einführung.

Wie fangen wir an?

Mit dem Werkstatt-Check: Wir schauen uns zwei, drei Abläufe an und sagen ehrlich, was sich lohnt. Danach erhalten Sie einen Bauplan mit Fixpreis – bevor gebaut wird.

Büroabläufe automatisieren – was sich wiederholt, läuft von selbst.

Typische Abläufe, die wir automatisieren

So gehen wir vor

Was es kostet

Werkstatt-Check

Befähigungs-Workshop

Beispiel aus der Praxis

Häufige Fragen zur Büroautomatisierung

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